Introduzione
Presso un’importante azienda del settore Guarnizioni Industriali, Blue BI ha gestito un progetto di KPI Management, con risultati soddisfacenti per il cliente.
Contesto
Nel contesto iniziale, l’azienda utilizzava diversi file Excel che avevano una struttura molto personalizzata ed un utilizzo molto manuale, al fine di produrre dei valori di KPI aziendali significativi. Nello specifico, le persone coinvolte nel processo appartengono all’ufficio Sales & Marketing dell’azienda. Tutti i dati venivano riportati e calcolati a mano, gestiti graficamente direttamente in Excel, al fine di produrre una documentazione storica dei KPI aziendali e le opportune fotografie in diversi momenti dell’anno.
Obiettivi
In questo contesto è emersa l’esigenza in azienda di utilizzare strumenti BI per gli scopi sopra descritti, in sostituzione della manualità su Excel. Attraverso le sue competenze, Blue BI ha proposto come tecnologia per tali scopi Qlik Sense, supportata da un DWH SQL-Server e un tool web personalizzato e gestito in JavaScript, al fine di permettere all’utente di interfacciarsi con il database in modalità user-friendly. L’obiettivo è stato condiviso e apprezzato dal cliente, il quale si è lasciato guidare da Blue BI, con risultati soddisfacenti. Per rispondere all’esigenza di utilizzare sistemi BI per gestire dei processi precedentemente governati con strumenti manuali, Blue BI ha messo in campo la migliore strategia per offrire al cliente un cambio di tecnologia, una semplificazione dei processi interni, avendo cura delle abitudini del cliente e migliorando l’efficienza dell’operatività.
Soluzione
La soluzione consiste nell’utilizzo di un tool web per permettere agli utenti di inserire i dati opportuni dei KPI aziendali. Poiché alcuni KPI sono calcolati sulla base di altri, l’utente finale deve soltanto preoccuparsi di inserire i dati essenziali: sarà poi il tool con le opportune procedure a calcolare automaticamente i KPI e tutte le informazioni a corredo. Con questa soluzione Blue BI garantisce al cliente risultati corretti diminuendo la manualità dei processi.
I dati inseriti dall’utente vengono riportati su un DWH SQL-Server, nelle opportune tabelle. Le procedure vengono costruite su SQL-Server, pertanto il dato viene manipolato automaticamente all’interno del DWH stesso.
Su Qlik Sense viene costruita un’app che legge il dato (base e calcolato) ormai presente su SQL-Server, e permette all’utente di navigare e analizzare il dato completo.
In termini di security viene definito un set di utenti che hanno diversi permessi di accesso e modifica del dato. Pertanto in base al ruolo, gli utenti possono modificare determinati KPI.
Raccolta del dato
Il tool si occupa pertanto di inserire i dati nelle opportune tabelle del DWH. Nel progetto specifico si tratta di gestire le anagrafiche dei KPI, delle company e dei plant coinvolti. In questa fase del processo, l’utente deve gestire soltanto le dimensioni che suddividono il dato in modo opportuno a seconda delle esigenze aziendali.
Con questa modalità, il cliente riconosce a Blue BI la capacità di adattarsi alle dinamiche aziendali richieste, offrendo un set di pagine web personalizzato, in grado di ripercorrere l’operatività degli utenti, rendendo più agile l’intero processo.
Infine esiste una pagina per inserire i dati a valore dei singoli KPI, dettagliati per le dimensioni dichiarate. Il dettaglio temporale scelto in questo progetto è un dettaglio mensile.
Esempi di raccolta del dato:
All’interno del DWH, tramite le opportune procedure, il dato viene gestito e calcolato in funzione del modello dati e del front-end.
Modello dati
Il modello dati è quindi costruito tramite i dati ottenuti dal tool e le opportune informazioni per gestire il taglio dati e i permessi. Ogni utente infatti può avere una visibilità personalizzata delle diverse dimensioni e può avere diversi permessi per aggiungere o modificare i dati.
Data Visualization
La visualizzazione, l’analisi e la navigabilità del dato viene quindi gestita su Qlik Sense tramite alcune app, dove nuovamente viene applicato un taglio dato in modo opportuno in base alle utenze.
Esempi di output su Qlik:
Conclusione
Il progetto ha dato la possibilità all’azienda cliente di migliorare la visualizzazione del dato, di eliminare molti processi manuali e di migliorare il controllo del dato e l’accuratezza dell’analisi dei KPI aziendali, con effetti positivi in ottica di decisioni strategiche. Da un punto di vista della velocità di questo processo, c’è stato un miglioramento del 77%, poiché gli utenti hanno potuto sfruttare molti automatismi che in precedenza avvenivano tramite step manuali. Da questo dato si evince un risparmio di tempo e di energie dedicabili ad analisi anche più accurate. Grazie al progetto seguito da Blue BI, gli utenti hanno la possibilità di leggere e gestire i dati dei KPI aziendali più agilmente e in modo automatico.
Perchè Blue BI
Blue BI è un’azienda con le competenze necessarie per gestire un contesto aziendale che si affaccia per la prima volta al mondo della BI. I colleghi di Blue BI che hanno lavorato sul progetto hanno avuto l’opportunità di esprimere al meglio le proprie competenze e di ricevere gratificazione per i risultati ottenuti e riconosciuti dal cliente. Il valore aggiunto portato emerge soprattutto nel saper accompagnare il cliente verso un’evoluzione dei processi interni, ponendo molta attenzione alle esigenze dell’azienda cliente e dei singoli utenti.
Realizziamo soluzioni di Business Intelligence & Advanced Analytics per trasformare semplici dati in informazioni di grande valore strategico.
