Nel 2022, qualunque settore di mercato è immerso nella tecnologia e ricco di strumenti specifici e innovativi così come infatti accade nel settore terziario. L’innovazione è repentina, il digitale è fondamentale ma spesso, ancora ad oggi, il mercato di destinazione risulta impreparato.
PMS, RMS e BI Software per quanto rappresentino strumenti distinti, sono in realtà un “kit” collaborativo necessario per tutte le strutture ricettive.
Vediamo cosa sono e come funzionano.
Hotel PMS: cos’è?
Si definisce PMS, “Property Management System”, la piattaforma software comunemente chiamata anche Gestionale Alberghiero. Il suo uso è destinato agli addetti al back-office e front-office dell’hotel per gestire la pianificazione delle prenotazioni e tutte le attività di routine tipiche dell’hotellerie: check-in, check-out, pagamenti, etc.
Il PMS solitamente funziona su un server locale (in hotel), strutture più piccole invece possono orientarsi verso soluzioni in Cloud. In tal caso il PMS prende il nome di Hotel OS (Hotel Operating System).
PMS settore alberghiero
Il PMS è uno strumento indispensabile per tutto il personale dell’hotel:
- Reception e Front Office: gestire dati di registrazione degli ospiti, check-in e check-out, assegnazione delle camere, etc. Se il sistema è integrato con un Channel Manager o sincronizzato con le varie OTA (Expedia, Booking, etc.), il tuo PMS sarà costantemente aggiornato anche con questi dati.
- Personale di pulizia: pianificazione e gestione delle attività in tempo reale (es. sapere in real time quando una stanza è resa libera e quando è pronta per essere assegnata, può migliorare il servizio di accoglienza).
- Hotel Management e direzione: avere accesso ad alcuni importanti kpi tipici del settore alberghiero (tasso di occupazione, fatturato, revenue media, etc.).
Un PMS funziona raccogliendo i dati esistenti, quindi è uno strumento adeguato a fare analisi descrittive (ciò che è successo) ma non permette di fare analisi predittive (valutare l’impatto di modifiche alla strategia o dei possibili scenari dovuti a cambiamenti e eventi esterni).
Hotel RMS: cos’è?
RMS è l’acronimo di Revenue Management System, conosciuto anche come Yield Management, ed è un software impiegato per analizzare la richiesta dei clienti con un duplice obiettivo: migliorare la gestione dell’inventario e agire sulla disponibilità dei prezzi per ottimizzare l’offerta e massimizzare i ricavi.
In tal modo è possibile elaborare strategie di pricing che determinano la vendita dei prodotti al target corretto, nel momento ideale, al prezzo migliore e utilizzando il canale di distribuzione più adatto.
Il RMS è collegato ai dati del Property Management (PMS) della struttura alberghiera: potendo attingere ai dati dei propri correnti (es. disponibilità e tariffe), questi ultimi diventano uno strumento fondamentale per definire strategie di vendita vincenti.
È importante sottolineare che il PMS e il RMS sono sistemi diversi sia per funzionamento che per finalità, ma complementari tra loro. Il PMS è deputato alla gestione dell’hotel, mentre il RMS si occupa della massimizzazione dei profitti.
Benché il RMS permetta di impostare strategie tariffarie basate sull’analisi dei dati in tempo reale (domanda, offerta e disponibilità), questo strumento può essere potenziato da una corretta gestione dei Big Data grazie a strumenti di Business Intelligence & Analytics.
Business Intelligence Software per Hotel
Ogni struttura ricettiva ha la possibilità di utilizzare un software di Business Intelligence ovvero un applicativo che, tramite la cattura e l’analisi dei dati, permette alle organizzazioni di prendere decisioni migliori, intraprendere azioni mirate e corrette ed implementare, in generale, processi aziendali più efficienti.
La BI, ad oggi, può essere integrata con le funzionalità dei PMS, permettendo al professionista e all’imprenditore di settore di analizzare al meglio l’andamento della propria attività sulla base di dati precisi, puntuali e sempre aggiornati.
Il Software di BI è quindi lo strumento più adatto per la puntuale verifica dei dati inseriti nel PMS, dati che poi vengono utilizzati dai più noti RMS per porre le basi allo sviluppo “dell’algoritmo tariffario”.
La correttezza delle serie storiche sulle quali vengono elaborati i modelli di forecasting deve essere certa. In questo processo, la BI è certamente un elemento fondamentale di controllo dei dati inseriti e, di conseguenza, di misurazione delle performance.
È chiaro quindi come la Business Intelligence si inserisca a 360 gradi nell’ecosistema dei software a disposizione nel mondo dell’Hospitality mettendo in relazioni informazioni essenziali per il processo decisionale.
Soluzioni di BI “ready-to-use”
Lo sviluppo di un corretto strumento di Business Intelligence alberghiero richiede tempo e risorse preziose, inoltre la scelta delle tecnologie e il tempo di release sono considerati fattori determinanti per il successo del progetto stesso.
In quest’ottica, Blue BI ha realizzato un’intera famiglia di Soluzioni di Business Intelligence “easy to go” che prevedono tempi certi e costi competitivi, implementabili tramite un approccio flessibile, scalabile e orientato ai risultati.
BBI x Hospitality è un sistema integrato di analisi degli indicatori aziendali specifici del settore Hotellerie per monitorare costantemente la situazione corrente, prevedere il Business futuro e attuare le migliori strategie di sviluppo del proprio mercato.
Benché molti PMS e RMS integrino delle funzioni di BI, queste rimangono delle soluzioni standard (integrano delle funzioni standard a prescindere dalle caratteristiche peculiari della tua organizzazione). La soluzione BBI x Hospitality, invece, si integra a PMS e RMS già in tuo possesso per potenziarne le prestazioni e portarne le performance ad un livello superiore.
Realizziamo soluzioni di Business Intelligence & Advanced Analytics per trasformare semplici dati in informazioni di grande valore strategico.
