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PMS, RMS e BI SOFTWARE per Hotel: cosa sono e come usarli

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Nel 2022, qualunque settore di mercato è immerso nella tecnologia e ricco di strumenti specifici e innovativi così come infatti accade nel settore terziario. L’innovazione è repentina, il digitale è fondamentale ma spesso, ancora ad oggi, il mercato di destinazione risulta impreparato.

PMS, RMS e BI Software per quanto rappresentino strumenti distinti, sono in realtà un “kit” collaborativo necessario per tutte le strutture ricettive.

Vediamo cosa sono e come funzionano.

Hotel PMS: cos’è?

Si definisce PMS, “Property Management System”, la piattaforma software, comunemente chiamata anche Gestionale Alberghiero, utilizzata dal personale alberghiero (front office e back office) per gestire il planning delle camere, le attività di check-in e check-out, i conti e la fatturazione. Il PMS è noto anche come Hotel Operating System (Hotel OS), nel caso in cui preveda, invece che l’installazione di un server presso l’Hotel, l’utilizzo di un applicativo Web in Cloud. Tali applicativi, generalmente, sono ottimizzati per strutture ricettive fino a circa 60 camere (quindi di piccole dimensioni).

PMS settore alberghiero

Il PMS è uno strumento indispensabile per tutto il personale dell’hotel:

  • Reception e Front Office: gestire dati di registrazione degli ospiti, check-in e check-out, assegnazione delle camere, etc. Se il sistema è integrato con un Channel Manager o sincronizzato con le varie OTA (Expedia, Booking, etc.), il tuo PMS sarà costantemente aggiornato anche con questi dati.
  • Personale di pulizia: pianificazione e gestione delle attività in tempo reale (es. sapere in real time quando una stanza è resa libera e quando è pronta per essere assegnata, può migliorare il servizio di accoglienza).
  • Hotel Management e direzione: avere accesso ad alcuni importanti kpi tipici del settore alberghiero (tasso di occupazione, fatturato, revenue media, etc.).

Un PMS funziona raccogliendo i dati esistenti, quindi è uno strumento adeguato a fare analisi descrittive (ciò che è successo) ma non permette di fare analisi predittive (valutare l’impatto di modifiche alla strategia o dei possibili scenari dovuti a cambiamenti e eventi esterni).

Hotel RMS: cos’è?

Si definisce RMS, Revenue Management System, o anche noto come Yield Management, il sistema utilizzato per analizzare la domanda dei clienti, al fine di ottimizzare l’inventario e la disponibilità dei prezzi massimizzando la crescita dei ricavi. Si elaborano così strategie di pricing regolando la vendita dei prodotti al target corretto, nel momento giusto, al prezzo migliore e attraverso il canale di distribuzione più adatto. I software di Revenue Management sono interfacciati ai dati del PMS dell’hotel che, essendo incrociati con l’andamento delle tariffe dei competitors, forniscono informazioni più precise per attuare la migliore strategia di vendita.

Un PMS non sostituisce un RMS e viceversa: i due sistemi sono infatti diversi così come le architetture sono differenti così come gli investimenti e soprattutto i risultati che permettono di ottenere.

Fondamentalmente il PMS gestisce la proprietà mentre il RMS si prende cura dei profitti.

Benché il RMS permetta di impostare strategie tariffarie basate sull’analisi dei dati in tempo reale (domanda, offerta e disponibilità), questo strumento può essere potenziato da una corretta gestione dei Big Data grazie a strumenti di Business Intelligence & Analytics.

hotel rms pms system

Business Intelligence Software per Hotel

Ogni struttura ricettiva ha la possibilità di utilizzare un software di Business Intelligence ovvero un applicativo che, tramite la cattura e l’analisi dei dati, permette alle organizzazioni di prendere decisioni migliori, intraprendere azioni mirate e corrette ed implementare, in generale, processi aziendali più efficienti.

La BI, ad oggi, può essere integrata con le funzionalità dei PMS, permettendo al professionista e all’imprenditore di settore di analizzare al meglio l’andamento della propria attività sulla base di dati precisi, puntuali e sempre aggiornati.

Il Software di BI è quindi lo strumento più adatto per la puntuale verifica dei dati inseriti nel PMS, dati che poi vengono utilizzati dai più noti RMS per porre le basi allo sviluppo “dell’algoritmo tariffario”. 

La correttezza delle serie storiche sulle quali vengono elaborati i modelli di forecasting deve essere certa. In questo processo, la BI è certamente un elemento fondamentale di controllo dei dati inseriti e, di conseguenza, di misurazione delle performance.

È chiaro quindi come la Business Intelligence si inserisca a 360 gradi nell’ecosistema dei software a disposizione nel mondo dell’Hospitality mettendo in relazioni informazioni essenziali per il processo decisionale.

Soluzioni di BI “ready-to-use”

Lo sviluppo di un corretto strumento di Business Intelligence alberghiero richiede tempo e risorse preziose, inoltre la scelta delle tecnologie e il tempo di release sono considerati fattori determinanti per il successo del progetto stesso.

In quest’ottica, Blue BI ha realizzato un’intera famiglia di Soluzioni di Business Intelligence “easy to go” che prevedono tempi certi e costi competitivi, implementabili tramite un approccio flessibile, scalabile e orientato ai risultati.

BBI x Hospitality è un sistema integrato di analisi degli indicatori aziendali specifici del settore Hotellerie per monitorare costantemente la situazione corrente, prevedere il Business futuro e attuare le migliori strategie di sviluppo del proprio mercato.

Benché molti PMS e RMS integrino delle funzioni di BI, queste rimangono delle soluzioni standard (integrano delle funzioni standard a prescindere dalle caratteristiche peculiari della tua organizzazione). La soluzione BBI x Hospitality, invece, si integra a PMS e RMS già in tuo possesso per potenziarne le prestazioni e portarne le performance ad un livello superiore.

Realizziamo soluzioni di Business Intelligence & Advanced Analytics per trasformare semplici dati in informazioni di grande valore strategico.

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