Le piccole e medie imprese (PMI) oggi si trovano a navigare in un mare di dati sempre più vasto (i Big Data), una vera risorsa sfruttata appieno solo dai grandi player di mercato.
Gli strumenti di Business Intelligence e Analisi Avanzata rappresentano una grande opportunità per crescere di più e più velocemente dei propri diretti competitor di pari dimensioni proprio grazie allo sfruttamento strategico di tali dati. Per questo la BI è considerato un vero catalizzatore per la crescita, rendendo l’analisi dati accessibile e utilizzabile anche per le realtà aziendali di dimensioni minori.
Sfide della sostenibilità nelle soluzioni di BI per le PMI
L’adozione della BI, tuttavia, presenta delle sfide non trascurabili per le PMI. Il concetto di sostenibilità, in questo contesto, si articola su due fronti principali: economico e operativo.
Economicamente, le PMI devono fare i conti con budget limitati e spesso con margini di profitto più ristretti, il che rende l’investimento iniziale in tecnologie di BI un passo calcolato e talvolta rischioso.
Operativamente, la sfida sta nell’integrare queste soluzioni nei processi aziendali esistenti senza perturbare l’efficienza o gravare eccessivamente sulle risorse umane. La carenza di competenze interne specifiche per la BI può infatti rendere difficile non solo l’implementazione ma anche la gestione e l’interpretazione dei dati raccolti.
La sostenibilità delle soluzioni di BI diventa così un puzzle complesso, che le PMI devono saper comporre tenendo conto di costi, competenze, e di un mercato in continua evoluzione.
Vediamo quali sono gli aspetti che incidono maggiormente sulla sostenibilità di tali soluzioni.
Valutare i Costi della BI
Costi Iniziali vs Costi Ricorrenti
Investire in soluzioni di Business Intelligence è una decisione strategica che comporta la valutazione accurata di due tipologie di costi: quelli iniziali e quelli ricorrenti.
I costi iniziali comprendono l’acquisto di software o hardware, la configurazione e la personalizzazione delle soluzioni, nonché la formazione del personale. Questi possono sembrare elevati all’inizio, ma è importante considerarli nell’ottica di un investimento a medio-lungo termine che porterà benefici misurabili.
A questi vanno aggiunti i costi operativi ricorrenti: licenze software annuali o mensili, manutenzione, aggiornamenti e supporto tecnico. Mentre i costi iniziali sono un picco una tantum, quelli ricorrenti richiedono un flusso di cassa costante e possono variare in base all’uso effettivo delle soluzioni BI e all’evoluzione delle necessità aziendali.
La chiave per gestire efficacemente i costi iniziali è l’accurata pianificazione e la scelta di soluzioni che offrano un equilibrio ottimale tra prezzo e funzionalità. È cruciale valutare quale soluzione BI possa adattarsi meglio alle dimensioni e alla complessità dell’azienda, evitando sovradimensionamenti costosi o soluzioni sottodimensionate che richiedano aggiornamenti costosi in futuro.
In termini di costi ricorrenti, è importante scegliere fornitori che offrano piani flessibili, in modo da poter scalare l’uso delle risorse in base alle reali necessità, ottimizzando così le spese correnti.
Strategie per Ottimizzare l'Investimento in BI
Esistono alcune strategie di base per ottimizzare l’investimento in Business Intelligence:
- Selezionare soluzioni BI che siano intuitive e facili da usare ridurrà il bisogno di formazione continua e specializzata. Investire nella progettazione di dashboard intuitive per la sefl-analysis ha un notevole impatto sul ritorno economico dell’investimento.
- L’adozione di piattaforme BI as-a-service può essere un’opzione per ridurre i costi iniziali, permettendo alle piccole imprese di pagare in base all’utilizzo effettivo. L’opzione del Cloud Computing è una scelta quasi obbligata in tal senso.
- Favorire soluzioni che offrono una buona integrazione con i sistemi già in uso all’interno dell’azienda per ridurre i costi di implementazione e di formazione.
- Iniziare con un progetto pilota per testare l’impatto e l’efficacia della soluzione BI prima di un roll-out su larga scala.
- Mai sottovalutare l’importanza di un partner tecnologico affidabile che possa offrire consulenza e assistenza nella fase di implementazione, manutenzione e aggiornamento, contribuendo così a massimizzare il ritorno sull’investimento (ROI) e a garantire che la soluzione BI scelta possa effettivamente supportare la crescita aziendale nel tempo.
La Scalabilità delle Soluzioni di BI
In qualsiasi ecosistema aziendale, la scalabilità delle soluzioni tecnologiche è fondamentale. Questo è ancora più vero per le PMI dove, in particolare, la Business Intelligence deve essere in grado di adattarsi all’evoluzione della dimensione aziendale, ai cambiamenti del mercato e all’emergere di nuove necessità informative. Non è sufficiente che una soluzione BI soddisfi le esigenze presenti: deve essere progettata per accompagnare l’azienda nel suo sviluppo futuro. Per questo, le piattaforme di BI devono poter essere aggiornate o espanse con nuove funzionalità senza interventi radicali, permettendo alle organizzazioni di piccole e medie dimensioni di rimanere agili e reattive di fronte ai cambiamenti.
Scegliere Soluzioni BI Scalabili
La selezione di una soluzione BI scalabile dovrebbe essere una priorità per le PMI, come fare?
- Privilegiare quelle piattaforme che offrono moduli aggiuntivi, capacità di personalizzazione e una struttura di costi che si adatta al volume d’uso.
- Verificare che l’infrastruttura tecnologica sia essere in grado di sopportare un incremento nel volume dei dati e un’eventuale espansione delle aree di analisi senza richiedere un rinnovamento completo del sistema.
- Accertarsi che la soluzione di BI permetta di aggiungere nuovi utenti e di integrare nuove fonti di dati man mano che l’azienda cresce, garantendo un investimento che si adegua al ritmo di sviluppo dell’impresa.
Come BI si Adatta al Cambiamento
Una soluzione BI scalabile è progettata per crescere insieme all’azienda. Ad esempio, in una fase iniziale, una piccola organizzazione potrebbe richiedere analisi semplici su vendite e flussi di cassa. Man mano che l’azienda cresce, potrebbe emergere la necessità di analizzare dati più complessi, come il comportamento del cliente o la performance multicanale.
Una piattaforma BI adeguata deve essere in grado di passare da analisi descrittive a prescrittive o predittive, offrendo insight sempre più raffinati. Inoltre, deve permettere di integrare nuove fonti di dati, come i social media o sistemi IoT (Internet delle Cose), che possono diventare rilevanti con l’espansione dell’attività.
La BI che evolve con l’impresa è un pilastro che sostiene non solo la crescita ma anche l’innovazione, permettendo alle PMI di adattarsi e di anticipare i cambiamenti, mantenendo un vantaggio competitivo sostenibile nel tempo.
Tasso di Adozione Tecnologica nelle PMI
Il tasso di adozione tecnologica nelle aziende è un indicatore cruciale che riflette quanto rapidamente una soluzione BI viene integrata nei processi aziendali e la velocità con cui l’organizzazione è in grado di sfruttarne i vantaggi. È importante non solo implementare la tecnologia ma anche assicurarsi che venga adottata efficacemente dai dipendenti a tutti i livelli.
Misurare l'Impatto della Tecnologia BI
Per valutare concretamente l’impatto dell’adozione delle soluzioni BI, è fondamentale definire dei KPI (Indicatori Chiave di Prestazione) specifici e misurabili. Un approccio potrebbe essere quello di esaminare diverse metriche:
- Aumento dell’efficienza operativa: valutare il tempo impiegato per la generazione di report prima e dopo l’implementazione della BI.
- Impatto sulle performance di vendita: confrontare i margini di profitto e i volumi di vendita attraverso analisi di trend temporali.
- Penetrazione tecnologica: misurare la percezione del valore aggiunto da parte del personale attraverso sondaggi regolari.
Altri indicatori possono includere la riduzione dei costi e l’incremento della soddisfazione del cliente, evidenziando il contributo diretto della BI al successo dell’azienda.
Fattori che Influenzano il Tasso di Adozione
Diversi fattori possono influenzare il tasso di adozione della BI in una PMI:
- Il supporto e l’impegno della dirigenza: essenziali per promuovere l’uso della BI come strumento per il processo decisionale.
- La facilità d’uso delle soluzioni BI scelte è un altro aspetto critico: se gli strumenti sono troppo complessi o non integrati con i sistemi esistenti, ciò può creare resistenza tra gli utenti.
- La formazione del personale gioca un ruolo chiave, così come la disponibilità di supporto tecnico e la presenza di una cultura aziendale orientata ai dati (cultura data-driven).
- L’adattabilità delle soluzioni BI ai cambiamenti di mercato e alle esigenze aziendali specifiche può determinare il livello di adozione e di sfruttamento delle potenzialità offerte dalla Business Intelligence.
Identificare e lavorare su questi fattori è fondamentale per garantire un’adozione fluida e produttiva della BI all’interno delle aziende di qualsiasi dimensione.
Strategie per la Sostenibilità a Lungo Termine
Affinché una soluzione BI possa essere sostenibile nel tempo, è essenziale che l’azienda adotti strategie che mirino al mantenimento e all’evoluzione delle capacità analitiche. Una di queste strategie riguarda la formazione continua del personale e il supporto post-vendita (AMS-Application Management Service).
Formazione Continua e Supporto
Le soluzioni BI, per quanto possano essere user-friendly, richiedono una comprensione non solo tecnica ma anche metodologica della gestione dei dati e dei processi analitici. La formazione continua garantisce che i team siano sempre aggiornati sulle funzionalità esistenti e sulle nuove potenzialità del software, promuovendo un utilizzo più strategico e incisivo degli strumenti a disposizione. Un supporto tecnico adeguato, invece, assicura che eventuali problemi tecnici o dubbi operativi possano essere risolti rapidamente, evitando interruzioni nell’attività analitica e decisionale (minimizzando il rischio di periodi di inattività o di uso improprio del sistema che potrebbero condurre a decisioni aziendali errate o a perdite di opportunità).
L'importanza dell'Aggiornamento Tecnologico
Le soluzioni BI non possono rimanere statiche. Per mantenere la loro rilevanza e efficacia, è necessario che siano soggette a continui aggiornamenti che tengano conto delle nuove tendenze di mercato, delle evoluzioni nel campo dell’analisi dei dati e delle emergenti best practices nel settore. Questo implica l’integrazione di nuove fonti di dati, l’adozione di algoritmi di analisi avanzati e l’aggiornamento delle interfacce utente per migliorare l’esperienza e l’interazione con l’utente.
Basti pensare agli effetti dirompenti che la rapida diffusione dell’IA e dei Chatbot hanno avuto nella quotidianità dei consumatori e come opportunità per la Business Analysis aziendale: come si potrebbe immaginare una soluzione di BI che non tenga conto oggi di tali componenti?
Una strategia di aggiornamento tecnologico proattiva non solo estende la durata utile della soluzione BI, ma può anche fornire all’azienda nuovi spunti per l’innovazione e l’ottimizzazione dei processi di business.
Superare le criticità
Come qualsiasi altra innovazione, anche l’introduzione di una soluzione di Business Intelligence e Analisi Avanzate può andare incontro a momenti di criticità che, se non gestite, possono condurre al rischio concreto di insuccesso.
I principali punti di fallimento nell’adozione di soluzioni BI in una PMI possono variare da una mancata pianificazione strategica a una scarsa adozione da parte degli utenti finali.
Uno degli errori comuni è sottovalutare il fattore umano: la resistenza al cambiamento e la mancanza di competenze analitiche possono sabotare l’iniziativa prima che questa possa dimostrare il suo valore.
Un altro punto critico è l’acquisto di soluzioni complesse che superano le reali necessità dell’azienda, conducendo a sprechi e frustrazioni (i Benchmark di prodotto Blue BI nascono proprio per prevenire tale rischio).
Per evitare questi scogli, è consigliabile seguire una breve guida in 3 punti:
- iniziare con progetti pilota che permettano di testare la soluzione e di formare gli utenti,
- selezionare strumenti con una curva di apprendimento non proibitiva,
- costruire una roadmap di implementazione che consideri i feedback dei dipendenti e l’evoluzione degli obiettivi aziendali.
Realizziamo soluzioni di Business Intelligence & Advanced Analytics per trasformare semplici dati in informazioni di grande valore strategico.
