Nell’era digitale in cui le aziende si trovano ad affrontare sfide sempre più complesse, ogni decisione di budgeting si traduce in un impatto diretto sulla profittabilità e sulla capacità di un’azienda di rimanere sul mercato. Un’allocazione imprecisa delle risorse può significare non solo sprechi, ma anche mancate opportunità di crescita.
La scelta degli strumenti tecnologici adatti è fondamentale per garantire un’attenta pianificazione e governare processi aziendali efficienti. Utilizzando strumenti adeguati si può aumentare l’accuratezza dei dati, la velocità e l’efficienza del processo di pianificazione, migliorando la capacità dell’azienda di prendere decisioni informate.
Tuttavia, molte aziende si ritrovano ancora a dipendere pesantemente da fogli di calcolo tradizionali, come Excel, per gestire le loro attività di pianificazione aziendale.
In questo articolo esploreremo le caratteristiche di BBI x Budgeting & Planning (B&P), la soluzione di Blue BI che supera i limiti dei tradizionali fogli di calcolo, offrendo alle aziende un modo più efficiente, veloce, preciso e collaborativo per pianificare le loro attività.
I limiti dei fogli di calcolo
Molte aziende sfruttano i fogli di calcolo per la gestione, l’imputazione e l’analisi dei dati per processi importanti. Questo tipo di strumento è sicuramente molto comodo per l’utente, poiché facile da usare, flessibile e adattabile a molti tipi di operazioni. Tuttavia, quando si tratta di processi aziendali complessi, come la pianificazione o la previsione, i limiti dei fogli di calcolo non possono essere ignorati:
- l’inputazione manuale dei dati e le formule complesse aumentano il rischio di errori, che possono avere conseguenze significative sulla precisione delle analisi e delle decisioni aziendali. Lo strumento non dispone di controlli adeguati sulla qualità del dato;
- la condivisone dei dati tra i membri del team può essere complessa. Inoltre, lo scambio di file o la collaborazione sui fogli condivisi spesso rende difficile gestire le diverse versioni dei documenti, con il rischio per gli utenti di non lavorare sul file più recente;
- i fogli di calcolo hanno limitazioni sulle dimensioni dei dati che si possono gestire. Ciò può essere problematico per le aziende con grandi volumi di dati o complessi modelli di pianificazione. Inoltre, i fogli di calcolo sono spesso isolati dalle altre fonti di dati aziendali e necessitano di un’integrazione manuale con altri sistemi;
- infine, all’aumentare della complessità dei processi e del numero di attori coinvolti, i fogli di calcolo perdono efficienza e possono diventare difficili da usare. La possibilità di scalare le operazioni, quindi, è molto limitata.
I vantaggi di BBI x Budgeting & Planning
Passare ad una soluzione web per la gestione dell’inputazione dei dati è la scelta migliore per superare i limiti dei fogli di calcolo. Blue BI ha quindi progettato e realizzato una web application adattabile ad ogni processo. Grazie ad un approccio modulare e componibile, la soluzione permette il disegno della miglior interfaccia per supportare il processo in essere, senza necessità di modificarlo.
Attraverso B&P la pianificazione aziendale può essere migliorata grazie a numerosi benefici.
- Controllo sulla qualità dei dati: con B&P possiamo implementare funzionalità di controllo e workflow validazione dei dati, aumentando la precisione e la correttezza dei processi.
- Collaborazione e Versioning: un’applicazione web centralizzata semplifica la condivisione delle informazioni all’interno del team e organizza le diverse versioni dei dati.
- Efficienza e Integrazione: Budgeting & Planning è pensato per gestire grandi volumi di dati e integrare facilmente le altre fonti, come il DWH aziendale.
- Sicurezza: attraverso sistemi di login e autenticazione, le applicazioni web offrono livelli di sicurezza maggiori rispetto ai fogli di calcolo
Esempi di successo: come BBI x Budgeting & Planning ha trasformato le Aziende
Budgeting & Planning è una soluzione tailor made che può facilmente essere adattata a tutti i settori industriali, a tutte le business unit e ad ogni processo aziendale. La sinergia tra la B&P e le consolidate competenze del team Blue BI ci ha permesso di supportare i nostri clienti nell’ottimizzazione dei processi interni attraverso l’uso di una soluzione web. Ecco alcuni esempi.
- Credit Management: programmare un’accurata gestione del portafoglio clienti è un’operazione cruciale per tenere sotto controllo il rischio di credito e mantenere un buon equilibrio economico-finanziario all’interno dell’organizzazione. La piattaforma sviluppata con Budgeting & Planning permette di creare e gestire le schede cliente, simulare previsioni di vendita sulla base dei dati storici e dei dati inputati. Per ogni cliente viene poi creata una curva di esposizione del credito.
- Sales Incentives: B&P è un grande alleato per quanto riguarda la gestione degli incentivi di vendita. Il team di Blue BI ha sviluppato uno strumento che permette di impostare obiettivi di vendita per singoli prodotti e di calcolare i bonus previsti per dipendenti e agenti, tramite l’analisi di indicatori come quote di mercato e indici di penetrazione e evoluzione.
- Simulazione e previsione della domanda: in ambito farmaceutico, il nostro team di consulenti ha sostituito un tool completamente basato su fogli di calcolo per previsione della curva di domanda di un prodotto attraverso calcoli deterministici. Inserendo la previsione dello stock, i prezzi delle singole SKU e l’andamento del numero di pazienti, la nostra piattaforma è in grado di simulare i volumi e il turnover mensili. Inoltre, abbiamo arricchito lo strumento con funzionalità di machine learning, dando la possibilità all’utente di scegliere tra il calcolo deterministico e il forecasting basato su algoritmi avanzati.
- Adoption: per un’azienda è importante conoscere il livello di adozione di nuovi strumenti o piattaforme da parte dei suoi dipendenti. La soluzione di Adoption di Blue BI aiuta a misurare l’utilizzo e il successo degli strumenti aziendali, ad esempio report Power BI. In questo contesto, B&P supporta la parte di analisi, aiutando a definire i gruppi di utenti coinvolti e gestendo le anagrafiche dei progetti monitorati.
Per arricchire maggiormente l’esperienza dell’utente, i risultati prodotti dal processo (inputati o calcolati) possono essere visualizzati in grafici e tabelle su dashboard di strumenti come Power BI o Qlik. In questo modo, il team ha accesso e visione completa dell’intero processo, dall’inserimento dati ai risultati finali.
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Budgeting & Planning rappresenta un passo avanti nella digital transformation aziendale. Sostituendo i fogli di calcolo con uno strumento web centralizzato, scalabile e multiutente, la soluzione semplifica la raccolta del dato previsionale, aumenta la frequenza di raccolta e revisione del processo di pianificazione e riduce i costi operativi di comunicazione e integrazione dei dati.
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